Jeder von uns hat verschiedene wichtige Dokumente zuhause – einige davon unersetzbar. Sie gegen typische Alltagsgefahren zu schützen, sollte deshalb eine hohe Priorität haben. Nicht zuletzt, weil Sicherheit nicht einmal teuer sein muss.

50 Jahre müssen bayerische Schulen Abschlusszeugnisse aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist existieren sie nur noch beim Empfänger. Und selbst bei Unterlagen, die ungleich länger aufbewahrt werden, kann es teuer werden, rechtsgültige Kopien anzufordern. Ein Grundbuchauszug in Bayern, um Nachweise über seinen Besitz zu haben? Macht 20 Euro.

Tatsache ist: Es gibt eine Menge Dokumente in unserem Leben, deren Wiederbeschaffung schwierig sein kann. Und bei manchen ist das überhaupt nicht möglich. Dem gegenüber stehen viele Gefahren für alles zwischen Ausweis, Arbeitsvertrag, analogen Fotos und erstem Liebesbrief aus der Schulzeit. Selbst, was beispielsweise einen Wohnungsbrand überlebt, kann vom Löschwassereinsatz zerstört werden. Und manche Einbrecher gehen ebenfalls mehr wie Vandalen vor.

Daher an dieser Stelle wirksame Tipps, für mehr Dokumentensicherheit in den eigenen vier Wänden.

1. Digitale Kopien anfertigen – und sicher unterbringen

Nicht alles kann man nach Zerstörung ohne Weiteres ausdrucken und auf eine problemlose Anerkennung hoffen. Wohl aber ist das gerade bei nicht rechtlichen Dokumenten der Fall. Und sowieso für alles andere zwischen Steuerunterlagen, Kaufverträgen und Zahlungsnachweisen.

Dafür braucht es nicht mehr als einen Computer und einen hochauflösenden Scanner. Damit werden sämtliche Unterlagen digitalisiert. Aus Speicher- und Formatierungs gründen sollte das unbedingt im PDF-Dateiformat geschehen – nur damit wird das Dokument auf jedem Computer und jedem Programm garantiert gleich dargestellt. Sofern es nicht mit dem Scanner-Tool selbst klappt, funktioniert es mit einer ganzen Reihe handelsüblicher Programme.

Die Digitalisierung ist jedoch nur die „halbe Miete“. Auch diese Daten müssen sicher untergebracht werden:

• Eine oder mehrere Kopien sollten auf einem Speichermedium entweder bei sehr vertrauenswürdigen Verwandten/Bekannten, dem persönlichen Anwalt oder in einem Bankschließfach untergebracht werden. Bitte bedenken, dass SD-Karten und USB-Sticks als sogenannte SSD-Speicher nur eine begrenzte Datenlebenszeit Wer sie nicht alle paar Jahre auffrischen will, sollte sie auf hochwertige DVDs oder CDs brennen. Damit sind bei Normaltemperaturen und Dunkelheit bis zu 30 Jahre möglich. Die Daten sollten unbedingt auf sichere Weise verschlüsselt werden – und so, dass man sich noch nach Jahren an die Zugangsdaten erinnert.
• Eine weitere (verschlüsselte) Kopie sollte in einem persönlichen Cloud-Speicher oder nötigenfalls im E-Mail-Postfach abgelegt werden. In dem Fall hat man von überall darauf Zugriff – das ist nicht zuletzt dann praktisch, falls einem im Urlaub der Ausweis abhandenkommen soll.

2. Keine öffentlich genannten Verstecke nutzen

Normalerweise haben „reguläre“ Einbrecher es nicht auf Dokumente abgesehen – eher auf Geld und alles, was sich möglichst schnell und nicht rückverfolgbar dazu machen lässt. Das allerdings sollte niemanden in Sicherheit wiegen. Denn beispielsweise Kontoauszüge können durchaus den Weg zu einer Geldquelle eröffnen.

Ebenso können Kaufbelege den Kriminellen Hinweise auf lukratives Diebesgut geben, das sie nicht direkt gefunden haben. Bei Dingen wie dem Kfz-Brief sind Diebstähle ebenfalls gefährlich, weil damit Besitzansprüche geltend gemacht werden können. Und im Zweifelsfall lassen sich Reisepässe und ähnliche Ausweisdokumente auf dem Schwarzmarkt für sehr viel Geld verkaufen – um sie für Betrügereien oder als Basis für Fälschungen zu nutzen.

Alles gute Gründe, um Dokumente ebenfalls vor Einbrechern zu verbergen. Keinesfalls sollte das jedoch in Verstecken geschehen, von denen man im Fernsehen oder Internet – oder generell der Öffentlichkeit – erfuhr. Zuhause sind nur solche Verstecke sicher, bei denen Einbrecher sehr lange brauchen, um sich Zugang zu verschaffen. Zwischen den Bettlaken ist das ebenso wenig der Fall wie unter den Bodendielen.

Wirklich tauglich ist nur ein beim Fachhändler gekaufter, fest mit dem Gebäude verbundener Safe – wobei selbst teure Stücke durch ein Bankschließfach getoppt werden.

3. Sorgfältig vor Feuer und Löschwasser schützen

Selbst ein kleiner Safe kann, wenn es sich um ein Qualitätsprodukt handelt, das wirklich Kriminellen standhält (die Stiftung Warentest zeigt hierzu Aufschlussreiches), ganz schnell vierstellige Beträge kosten, wenn es auch feuerfest ist. Nun sollte man an etwas wie Dokumentensicherheit eigentlich kein Preisschild hängen, aber Tausend und mehr Euros kann in der heutigen Zeit nicht jeder einfach so ausgeben.

Ebenso ist es bei manchen Unterlagen aber schlicht nötig, sie dauerhaft zuhause zu haben, nicht im Bankschließfach. Etwa Personalausweis, Kfz-Schein oder gesammelte Kaufbelege für die Steuererklärung.

Doch selbst wenn ein „richtiger“ mit dem Haus verbundener Feuerschutztresor preislich zu hoch angesiedelt ist, ist das keine Ausrede, um wichtige Dokumente zuhause im normalen Aktenordner im Regal zu lagern. Denn schon für um die Hundert Euro gibt es feuerfeste und wasserdichte Dokumentenboxen. Sie haben zwar Schlösser, sind aber keine Tresore im herkömmlichen Sinn – schon, weil sie explizit wie ein Koffer tragbar gestaltet sind.

Eine solche Box kann einen merklichen Unterschied machen. Natürlich sollte sie ebenfalls vom Sicherheits-Fachhändler stammen, nicht aus dem Internet-Kaufhaus. Allerdings haben solche Boxen ihre Limits. Meist ist der Feuerschutz aus Gewichtsgründen nur für 30 Minuten garantiert – das kann bei einem Vollbrand zu wenig sein.

Was also tun? Nun, die Box sollte zuhause

• entweder dort lagern, wo man sie bei der Flucht rasch ergreifen kann
• oder dort untergebracht werden, wo es selten brennt bzw. Flammen bei einem Hausbrand erfahrungsgemäß zuletzt ankommen – und gleichzeitig keine Flutgefahr durch Löschwasser besteht.

Doch wo ist im Haus ein derartiger Ort, bezogen auf den zweiten Punkt? Er sollte vor allem weit entfernt von so häufigen Brandverursachern wie Wäschetrocknern und Kühl-/Gefrierschränken liegen. Steht der Trockner nicht gerade in der Nähe, dann wäre die Diele des Kellers so ein Ort. Feuer breitet sich nach oben aus, dadurch ist der Keller *relativ* sicher. Wird die Box dann noch dicht an der Decke gelagert, sollten selbst große Löschwassermengen kein Problem sein.

Übrigens: Solche Boxen sind oft in neutralem Schwarz gehalten. Um sie im Chaos nach einem Feuer wiederzufinden, wäre es jedoch besser, sie, ähnlich wie die Blackbox eines Flugzeugs, in auffälligen Signalfarbkontrasten zu lackieren. Etwa die nicht umsonst so beliebte Kombination aus Neongelb und Neonorange/-rot.

„Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit der externen Redakteurin Sandra Dammer.“